Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp

 Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp - BuildingManager2022

Trong hoạt động vận hành tòa nhà văn phòng, ban quản lý phải xử lý rất nhiều nghiệp vụ cùng lúc: quản lý danh sách khách thuê, theo dõi diện tích thuê, cập nhật hợp đồng và phụ lục, tính tiền thuê văn phòng, phí quản lý dịch vụ, tiền điện, tiền nước, tiền vé xe, các khoản dịch vụ ngoài, công nợ, phiếu thu, phiếu chi và hệ thống báo cáo doanh thu. Nếu các nghiệp vụ này vẫn được thực hiện rời rạc bằng Excel, file giấy hoặc nhiều biểu mẫu khác nhau, dữ liệu rất dễ bị trùng lặp, thiếu chính xác và khó kiểm soát khi cần tổng hợp.

BuildingManager2022 là phần mềm quản lý tòa nhà được xây dựng nhằm hỗ trợ các chủ đầu tư, ban quản lý và đơn vị vận hành tòa nhà văn phòng số hóa quy trình quản lý doanh thu và nghiệp vụ vận hành hằng ngày. Phần mềm tập trung dữ liệu trên một hệ thống thống nhất, giúp người dùng quản lý từ danh mục tòa nhà, tầng, khách thuê, hợp đồng, công văn phải thu đến thu chi, yêu cầu xuất hóa đơn VAT và các báo cáo quản trị quan trọng.

BuildingManager2022 là gì?

BuildingManager2022 là phần mềm quản lý doanh thu tòa nhà văn phòng, hỗ trợ quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến quá trình cho thuê và khai thác dịch vụ trong tòa nhà. Thay vì phải theo dõi thủ công từng khách hàng, từng hợp đồng, từng khoản phải thu và từng báo cáo riêng lẻ, phần mềm giúp chuẩn hóa dữ liệu, liên kết nghiệp vụ và hỗ trợ người dùng tra cứu thông tin nhanh chóng.

Hệ thống cho phép quản lý không giới hạn danh mục tòa nhà cần cho thuê văn phòng. Trong mỗi tòa nhà, người dùng có thể khai báo danh sách tầng, tổng diện tích cho thuê trên từng tầng và theo dõi tình trạng khai thác theo từng khách hàng. Đây là nền tảng quan trọng để quản lý chính xác diện tích thuê, đơn giá thuê, phí quản lý dịch vụ và các khoản phát sinh trong quá trình vận hành.

Vì sao ban quản lý tòa nhà cần phần mềm quản lý chuyên dụng?

Quản lý tòa nhà văn phòng không đơn thuần là lưu danh sách khách thuê. Mỗi khách hàng có thể thuê nhiều diện tích khác nhau, ở nhiều tầng khác nhau, với đơn giá thuê, thời gian hiệu lực, thời điểm bắt đầu tính phí và điều kiện hợp đồng khác nhau. Một hợp đồng gốc có thể có nhiều phụ lục, biên bản thỏa thuận hoặc thay đổi trong suốt quá trình thuê. Nếu không có hệ thống quản lý tập trung, việc đối chiếu dữ liệu giữa hợp đồng, công văn phải thu, phiếu thu và báo cáo doanh thu sẽ mất nhiều thời gian.

BuildingManager2022 giúp giải quyết vấn đề này bằng cách liên kết thông tin khách thuê với hợp đồng, phụ lục, diện tích thuê và các đơn giá liên quan. Khi tạo công văn phải thu, hệ thống có thể sử dụng các dữ liệu đã được khai báo trong hợp đồng để hỗ trợ quá trình lập chứng từ nhanh và nhất quán hơn. Điều này giúp giảm sai sót trong quá trình nhập liệu, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách thuê.

Các phân hệ chính của phần mềm BuildingManager2022

1. Quản lý tòa nhà, tầng và diện tích cho thuê

Phân hệ tòa nhà và tầng cho phép người dùng khai báo danh mục các tòa nhà đang quản lý, danh sách tầng thuộc từng tòa nhà và tổng diện tích có thể cho thuê trên từng tầng. Việc quản lý dữ liệu theo cấu trúc tòa nhà - tầng - diện tích giúp ban quản lý dễ dàng phân loại thông tin khách thuê, theo dõi tình trạng sử dụng mặt bằng và lập báo cáo diện tích thuê văn phòng.

2. Quản lý khách thuê tòa nhà

BuildingManager2022 hỗ trợ quản lý danh sách khách hàng thuê văn phòng hoặc sử dụng các dịch vụ ngoài như dịch vụ viễn thông, quảng cáo, dịch vụ bổ sung trong tòa nhà. Người dùng có thể thêm mới, cập nhật, tìm kiếm và quản lý thông tin khách hàng theo tòa nhà, theo tầng hoặc theo nhu cầu vận hành thực tế.

3. Quản lý hợp đồng, phụ lục và biên bản thỏa thuận

Một trong những nghiệp vụ quan trọng của phần mềm quản lý tòa nhà là quản lý hợp đồng thuê văn phòng. BuildingManager2022 cho phép quản lý hợp đồng gốc, phụ lục hợp đồng, biên bản thỏa thuận ba bên, diện tích thuê, đơn giá thuê văn phòng, đơn giá phí quản lý dịch vụ, đơn giá điện, đơn giá làm thêm giờ và các thông tin liên quan đến từng khách hàng.

Phần mềm hỗ trợ mô hình một khách hàng có thể có nhiều hợp đồng gốc. Trong một hợp đồng gốc có thể có nhiều phụ lục, nhưng tại một thời điểm chỉ có một phụ lục ở trạng thái hiệu lực. Khi cập nhật trạng thái hợp đồng hoặc phụ lục, hệ thống hỗ trợ kiểm soát hiệu lực dữ liệu để hạn chế nhầm lẫn khi tính phí và lập công văn phải thu.

4. Quản lý công văn phải thu

Sau khi có dữ liệu khách hàng và hợp đồng, BuildingManager2022 cung cấp nhóm chức năng quản lý công văn phải thu cho các khoản phát sinh như tiền thuê văn phòng, phí quản lý dịch vụ, tiền điện, tiền thêm giờ, tiền vé xe, tiền vé xe khách lẻ và tiền dịch vụ ngoài. Đây là nhóm chức năng quan trọng giúp ban quản lý theo dõi các khoản cần thu theo từng kỳ, từng khách hàng và từng loại dịch vụ.

Phần mềm hỗ trợ lập, xem, in và theo dõi công văn phải thu. Đối với tiền thuê văn phòng và phí quản lý dịch vụ, hệ thống còn có chức năng cảnh báo số ngày còn lại của các hợp đồng đến hạn cần tạo công văn phải thu cho kỳ tiếp theo. Nhờ đó, ban quản lý có thể chủ động chuẩn bị chứng từ và hạn chế bỏ sót khoản phải thu.

5. Quản lý yêu cầu xuất hóa đơn VAT

BuildingManager2022 hỗ trợ quản lý yêu cầu xuất hóa đơn VAT theo các công văn phải thu đã tạo, bao gồm tiền thuê văn phòng, phí quản lý dịch vụ, tiền điện, tiền thêm giờ, tiền vé xe và tiền dịch vụ ngoài. Người dùng có thể nạp dữ liệu các công văn chưa gửi yêu cầu xuất hóa đơn, xuất danh sách ra Excel và cập nhật trạng thái đã gửi yêu cầu xuất hóa đơn.

6. Quản lý thu chi, phiếu thu, phiếu chi và quỹ tiền mặt

Bên cạnh quản lý doanh thu phải thu, phần mềm còn có phân hệ quản lý thu chi phục vụ công tác tài chính nội bộ. Người dùng có thể quản lý quỹ tiền mặt, loại thu chi, danh mục phiếu thu, danh mục đối tác, công văn đề nghị thanh toán, danh mục phiếu chi và nhật ký thu chi.

Đối với phiếu thu, phần mềm hỗ trợ thêm mới, sửa, xóa, in phiếu thu và theo dõi theo quỹ tiền mặt hoặc loại thu chi. Đối với phiếu chi, người dùng có thể quản lý danh mục phiếu chi và tạo phiếu chi từ công văn đề nghị thanh toán. Nhật ký thu chi giúp theo dõi quá trình thay đổi dòng tiền theo từng quỹ hoặc toàn bộ quỹ tiền mặt của công ty.

7. Hệ thống báo cáo quản trị

Một phần mềm quản lý tòa nhà hiệu quả cần cung cấp được dữ liệu báo cáo phục vụ điều hành. BuildingManager2022 có hệ thống báo cáo đa dạng, hỗ trợ ban quản lý theo dõi doanh thu, thu chi, khách thuê, diện tích thuê và các khoản dịch vụ. Các báo cáo tiêu biểu gồm tổng hợp thu chi theo tháng, quý, năm; báo cáo chi tiết khách hàng; báo cáo doanh thu quý; bảng theo dõi diện tích thuê văn phòng; tổng hợp thu chi tiền điện; tổng hợp tiền vé xe; bảng tổng hợp tiền nước; doanh thu tiền điện, thêm giờ và bảng theo dõi khách thuê tòa nhà.

Lợi ích khi sử dụng BuildingManager2022

Sử dụng BuildingManager2022 giúp ban quản lý giảm phụ thuộc vào phương pháp quản lý thủ công, hạn chế sai sót khi tổng hợp dữ liệu và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận. Dữ liệu về khách thuê, hợp đồng, công văn phải thu, phiếu thu, phiếu chi và báo cáo được tổ chức trong cùng một hệ thống, giúp việc tra cứu và kiểm soát thông tin trở nên thuận tiện hơn.

BuildingManager2022 phù hợp với những đơn vị nào?

BuildingManager2022 phù hợp với chủ đầu tư tòa nhà văn phòng, ban quản lý cao ốc, công ty quản lý vận hành bất động sản, đơn vị khai thác mặt bằng cho thuê và các doanh nghiệp cần quản lý doanh thu từ hoạt động cho thuê văn phòng. Phần mềm cũng phù hợp với các tòa nhà có nhiều khách thuê, nhiều tầng, nhiều loại phí dịch vụ và cần kiểm soát chặt chẽ công nợ, chứng từ, hóa đơn và báo cáo.

Kết luận

BuildingManager2022 là giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng tập trung vào các nghiệp vụ cốt lõi: quản lý tòa nhà, tầng, khách thuê, hợp đồng, phụ lục, công văn phải thu, thu chi, yêu cầu xuất hóa đơn VAT và báo cáo doanh thu. Với hệ thống chức năng được thiết kế theo quy trình vận hành thực tế, phần mềm giúp ban quản lý tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, kiểm soát doanh thu tốt hơn và nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác quản lý tòa nhà.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý tòa nhà dễ sử dụng, bám sát nghiệp vụ cho thuê văn phòng và hỗ trợ quản lý doanh thu tập trung, BuildingManager2022 là lựa chọn đáng cân nhắc để bắt đầu quá trình số hóa hoạt động vận hành.

Phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng chuyên nghiệp